【工安日記】- 雲端面對面 ─ 成為線上會議達人 (方法篇)

? 前言:
疫情越來越嚴重了!公司長官很重視大家的健康,要嚴格落實所有防疫措施,因此希望之後的會議採線上的方式,避免人群聚集!而小工安壯壯因為部門常常需要與不同人員開會,因此必須盡快準備好線上會議軟體的使用教學,但經過了好幾個小時的蒐集和整理,還是沒能很明白線上開會軟體的使用。

正當壯壯焦頭爛額之際,精通資通訊技術的神救兵威煦樹寶來訪,樹寶在理解出壯壯的問題後,告訴壯壯:「不要緊張!別煩惱!樹寶會一步一步教你!」

疫情無止盡的蔓延,您是否準備好了呢?又是否因為 Zoom 的資安隱私疑慮,讓台灣政府要求各企業、學校不要使用 Zoom,而打亂原先已重複演練的線上會議模式呢? 趕緊讓讓樹寶帶著壯壯和大家,一起一步一步找到合適的視訊會議軟體,並同時學習如何使用吧!??????

如何成為線上會議達人呢?大家找到合適的軟體了嗎?
今天就讓樹寶帶領大家一步一步快速上手,成為線上會議達人!

??安排會議重點事項叮嚀 (保護資安隱私,你我一起來):
• 線上會議室不討論企業機密。
• 由官方下載軟體安裝執行檔案,並隨時保持軟體更新到最新版本,避免舊版程式漏洞。
• 排程會議設定時,務必啟用點對點加密 (部分視訊軟體可以自訂)。
• 安排會議時,務必設定會議密碼;會議密碼設置原則。
• 邀請與會者時,會議室的連結與會議密碼不要用同一封信寄出,並利用其他的通訊方法告知 (E-mail、Line…)。
• 不隨意點擊不明來源連結。

? 方法篇 :線上會議軟體快速上手?
1、設備準備?
(1) 電腦設備 (桌電或筆電)
(2) 麥克風?️
(3) 耳機或喇叭?
(4) 網路攝影機

2、註冊安裝⬇️
(1) 搜尋引擎關鍵字搜尋
(2) 點選進入官方網站;??官方網站連結:
* Microsoft Teams:https://reurl.cc/0o61xo
* Google Meet:https://reurl.cc/8G5j2M
* TeamViewer:https://reurl.cc/g7QD0z
* Microsoft Skype:https://reurl.cc/QdWXj2
* Cisco Webex:https://reurl.cc/kdqX1d


3、設定會議?
? Teams:

(1) 進入主畫面
(2) 點選團隊欄位;選擇加入或建立團隊 (依使用者情況設定)
(3) 團隊基本資料建立
(4) 新增成員至團隊內
(5) 進入團隊主頁面:可以輕鬆地進行團隊溝通討論與工作管理協作
(6) 啟動視訊會議:立即會議/排程會議
(7) 邀請成員參與會議:可以使用電子郵件邀請或連結網址
(8) 正式開會啦!??‍♂️


? Google Meet:
(1) 進入Google (谷歌) 官方頁面;並登入個人帳號
(2) 點選Google功能與服務:Meet功能選項\
(3) 加入或發起會議:點選『+』號
(4) 會議準備就緒,邀請會議成員加入會議室:可以使用網址邀請、會議室號碼(PIN碼)以及電子郵件邀請
(5) 正式開會啦!??‍♂️

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